Trápí Vás zdlouhavé manuální procesy? Stále pracujete s papírovými dokumenty?
Většina společností zatím nedospěla k plně digitalizované – bezpapírové – kanceláři. Některé firmy se snaží o digitalizaci svých souborů, nicméně dokumenty, které vyžadují schválení a podpis, často zůstávají v papírové podobě.
55 % organizací stále používá oběh papírových dokumentů vyžadující ruční podpis.
Přitom manuální zpracovávání dokumentů nejen že trvá mnohem déle, ale také často přináší mnoho chyb, chaos, duplicity a zejména bezpečnostní rizika, např. v případě, že se k nezajištěné papírové podobě dokumentu dostane neoprávněná osoba.
Jaké jsou 3 nejsilnější faktory, které motivují firmy digitalizovat?
- 42 % zvýšení produktivity
- 30 % bezpečnost dokumentů
- 28 % ušetření pracovního času
Digitalizace dokumentů a informací ve firmě
79 % zaměstnanců je přesvědčeno, že digitální transformace je nutná pro budoucí fungování jejich firmy.
Digitalizace Vašich dokumentů a jejich oběhu ve firmě může být snadná. Využijte systém pro elektronickou správu dokumentů a informací! Jedním z DMS (Document Management System) řešení jsou M-Files, které dokáží propojit a centralizovat veškeré Vaše dokumenty a informace na všech platformách a úložištích. Uživatelům přináší kontext a příjemné uživatelské prostředí pro práci s dokumenty v digitální podobě – bezpapírovou kancelář. Poskytují správné informace správným lidem právě tehdy, když je potřebují. Zároveň umožňují automatizovat firemní procesy, jako je například právě schvalování dokumentů, za pomoci workflow. Podporují i elektronické a digitální podpisy.
Dokumenty se do DMS systému mohou dostat několika způsoby. Pokud dokument obdržíte v elektronické podobě, není nic jednoduššího, než ho, ať už ručně či automatizovaně, zatřídit do M-Files. V případě, že máte k dispozici papírovou verzi, dokument je vhodné naskenovat, tzn. digitalizovat. Při tomto kroku Vám mohou být nápomocni inteligentní nástroje pro vytěžování dat z dokumentů, jako je např. DOCU-X OCR, Rossum nebo ABBYY FlexiCapture. Za pomoci umělé inteligence automatizovaně vytěžují informace ze skenovaných a elektronických dokumentů, jako jsou například faktury, objednávky, dodací listy a další strukturované či polostrukturované dokumenty. Vytěžená data pak zasílají do DMS systému ve formě metadat.
Elektronická správa dokumentů a informací usnadní Váš pracovní život a zvýší Vaši produktivitu.
Kontaktujte nás a přidejte se ke stovkám našich spokojených zákazníků!
Jan Veselý ze společnosti PHOENIX lékárenský velkoobchod, s.r.o. hodnotí nasazení M-Files: „Spolupráce s konzultanty dodavatele probíhala na velmi profesionální úrovni. Dodavatel vstřícně a rychle reagoval na naše návrhy a požadavky a aktivně nabízel možnosti jejich řešení. V relativně krátkém čase jsme tak mohli digitalizovat jedny z nejdůležitějších agend společnosti. Uživatelé jsou po proškolení se systémem spokojení a pozitivně hodnotí shodné prostředí pro různé typy agend. Za velkou výhodu považujeme možnost rychlého vyhledání požadovaného dokumentu.“
Celou případovou studii M-Files ve společnosti PHOENIX lékárenský velkoobchod, s.r.o. najdete zdarma ze stažení ZDE.