Smlouvy představují jádro každé společnosti. Ovlivňují každou organizační úroveň a stejně tak většinu denních aktivit firmy. Problém spočívá v tom, že mnohé organizace nedokáží správně a efektivně tyto důležité dokumenty spravovat.

Automatizace řízení životního cyklu smluv

Smlouvy jsou často archivovány duplicitně v elektronické i papírové verzi. Navíc smluvní strany se často váží k několika oddělením najednou, jako je právní, obchodní či účetní oddělení, která následně ukládají a uchovávají své vlastní kopie smlouvy, což může také vést k duplicitám a problémům s verzemi.

Společnosti se rovněž potýkají s nedostatečným sledováním termínů, milníků a podmínek ve smlouvách, což často ústí v promeškání výpovědních lhůt, zbytečné ztráty z nedodržených podmínek a další nepříjemnosti. Právě tyto komplikace vedly mnohé firmy k zamyšlení nad softwarovým řešení, které by plně automatizovalo a zjednodušilo řízení celého životního cyklu smluv a veškerých procesů okolo něj.

 

Jste připraveni nebo ne?

Abychom Vám pomohli posoudit, zda potřebujete řešení automatizace správy smluv (CLM, Contract Lifecycle Management), vypracovali jsme tři klíčové otázky, které by mohly být použity jako vodítko:

1.       Máte potíže s hledáním konkrétních smluv?

V minulosti byly smlouvy často uchovávány v papírové podobě a tabulky byly používány jako hlavní prostředek pro jejich správu a sledování klíčových termínů. Aktuálně většina organizací ke správě svých smluv využívá kombinaci tištěných verzí a síťových složek. Více úložišť však může způsobit řadu problémů pro osoby odpovědné za správu smluv. Jak nalézt všechny smlouvy, které vyprší v březnu? Nebo všechny smlouvy uzavřené během posledních deseti letech s určitou firmou? V moderním světě zaměřeném na data je výhodné mít systémy se schopností připojit k dokumentu související metadata (vlastnosti). Jedině tak mohou být informace rychle a snadno nalezeny. Jednoduše řečeno, smlouvy jsou spravovány na základě toho, čím jsou (identifikační kritéria), na rozdíl od toho, kde leží, na jakém místě jsou uchovány.

2.       Jaký je proces Vaší organizace pro kontrolu a schvalování smluv?

Pokud Vaše odpověď zní „e-maily, schránky nebo tištěné papírové dokumenty“, měli byste uvažovat o implementaci řešení pro automatizaci správy Vašich smluv. Papír se ztratí nebo je chybně uložen, e-maily jsou často ignorovány – chaos začíná. S řešením, které automatizuje procesy kontroly a schvalování smluv, organizace zaznamenají větší přesnost a efektivitu správy smluv. Získají jistotu, že všechny příslušné osoby včas přezkoumají a schválí dokumenty, a že budou splněny veškeré smluvní podmínky a termíny. Pokud nasadíte systém automatizace správy smluv, jako je M-Files, dojde ke zrychlení přípravy a schvalování smluv, obchodního cyklu a snížení transakčních nákladů.

3.       Jsou informace o smlouvách snadno přístupné a reportovatelné?

Pokud je vaše odpověď „ne“, pravděpodobně jste na stejné lodi jako ostatní společnosti, které se spoléhají na kombinaci e-mailu, mozku manažera pro správu smluv, papírových procesů a údajů z ERP systému. Řešení, jako je M-Files, která mohou být bez problémů integrována s jinými hlavními podnikovými systémy, řeší tento problém centrálním úložištěm, ze kterého lze přistupovat k jakýmkoliv informacím z různých systémů, a to bez obav z duplicit či komplikací s více verzemi jednoho souboru. Správný automatizovaný systém správy smluv poskytuje klíčová data z různých systémů a úložišť ve snadno srozumitelném a reportovatelném formátu.

Pokud se zde popsané problémy týkají i Vaší organizace, pak je čas automatizovat Vaše smluvní procesy a řízení rizik pomocí M-Files ECM řešení (Enterprise Content Management) s rozsáhlými schopnostmi správy smluv.

 

 

V případě Vašeho zájmu Vám můžeme M-Files bezplatně předvést přímo u Vás ve firmě. Neváhejte nás kontaktovat!