DMS / ECM systém
Klíčové vlastnosti Document Management systému M-Files
Inovativní řešení M-Files s vestavěnou umělou inteligencí propojuje všechny dokumenty a informace na všech platformách a úložištích. Přináší uživateli kontext. Umožňuje poskytovat správné informace správným lidem právě tehdy, když je potřebují – a automatizovat podnikové procesy – při zachování úplné kontroly a jistoty dodržování předpisů. M-Files podporují práci s jakýmkoliv běžným typem souboru (MS Office, PDF, CAD) a nabízí široké možnosti integrací s dalšími podnikovými systémy, např. ERP nebo CRM.
Automatizace v rámci tohoto vyspělého ECM (Enterprise Content Management) systému usnadňuje procesování obsahu, a zavádí tak bezpapírový oběh dokumentů a jejich schvalování. Nasazení systému je extrémně rychlé a řešení flexibilně uspokojí Vaše potřeby a požadavky. M-Files navíc disponují příjemnou administrací, která usnadňuje změny a další nastavení v budoucnosti.
Document Management System - Rychlé hledání
Až 30 % jediného pracovního dne stráví zaměstnanci hledáním informací. M-Files přinášejí efektivní nástroj pro vyhledávání, umožňující okamžitě najít správnou verzi jakýkoliv dokumentu jednoduchým zadáním vhodného klíčového slova. Hledat můžete v názvu souboru, ve třídících kritériích (metadatech) a fulltextově - tedy na úrovni obsahu dokumentu. Vyhledávání je díky databázové technologii mnohonásobně rychlejší a výkonnější.
Řízení změn (revizí) v ECM/DMS M-Files
M-Files automaticky uchovávají a sledují veškeré předchozí verze a historii dokumentů. Navíc poskytují jednoduchý a přímý přístup k jakékoliv předchozí verzi dokumentu, čímž významně usnadňují správu souborů (file management). Vždy je zřejmé kdo, co a kdy změnil. Rizika duplicit jsou tak eliminována. Historie veškerých změn a kompletní záznamy představují skvělé podklady pro případný audit a řízení kvality (QMS = Quality Management System) obecně.
Automatizace procesů (Business Process Management)
Document management software M-Files je špičkovým nástrojem nejen pro správu, sdílení a třídění dokumentů, ale i pro automatizaci procesů (např. schvalování). Automatická workflow v M-Files usnadňují běžné firemní procesy a zajišťují efektivitu a soulad se všemi předpisy a požadavky (compliance). M-Files digitalizují a zjednodušují revizní a schvalovací procesy, odstraňují chaos v informacích a zkracují délku schvalovacích cyklů. Klíčové smluvní termíny jsou automaticky monitorovány a dodržovány podle smluvních podmínek.
